不一定要換掉現有系統。很多項目是讓新功能從舊系統取出資料，幫同事整理，再把確認後的結果寫回去。第一步是確認現有系統做不做得到，以及誰可以批准這些操作。
確認資料來源與責任
客戶電話在客戶管理系統，訂單在另一套軟件，同事手上還有一份 Excel。三個地方不一致時，應以哪一個為準？這件事不說清楚，AI 只會把混亂搬到新畫面上。
我們會和負責同事確認資料來源、紀錄編號，以及誰有權更新。如果某份表格目前不可缺少，也應一起納入，而不是假設公司明天就能完全不用它。
先整合一項業務操作
例如，讓同事輸入客戶名稱，就能找到最近的服務紀錄；或把一段電郵整理成草稿，準備存入客戶檔案。先完成這類清楚的小任務，比一開始做全面整合更容易驗證。
工程師會檢查原有軟件有沒有可用的 API，也就是供其他程式讀寫資料的連接方式。若沒有，便要了解供應商是否提供匯出或其他支援，再提出可行選擇。
處理錯誤、重試與重複操作
假設網絡突然中斷，同事不知道訂單有沒有存好，再按一次便可能多出一張。我們需要讓系統辨認同一次請求，避免重複建立紀錄，也讓使用者看得懂處理狀態。
另一件重要的事是權限。原本不能看某些客戶資料的同事，不應因為換成聊天介面就能看到。資料能否讀取或修改，仍要由系統檢查。
明確維護與操作責任
正式使用前，可以先用測試紀錄檢查：資料有沒有寫到正確地方、缺少欄位時會怎樣，以及兩位同事同時修改時怎樣處理。
上線後也要清楚：連接失敗找誰、哪些問題能自行重試、哪些需要人工跟進。好的整合，應讓日常工作更省心，而不是把維護責任藏起來。
開始之前
- 列出目前在用的系統和重要表格。
- 確認每類資料應以哪個來源為準。
- 說明誰可以看、誰可以改。
- 先選一個讀取或草擬動作來試。
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